Wirtualna asystentka – sprawdź, co możesz jej zlecić!

Chcesz zatrudnić wirtualną asystentkę do swojego biznesu online? Sprawdź, co możesz jej zlecić! 

Twój biznes online prężnie się rozwija? Powoli nie masz czasu, ani siły ogarniać wszystkich zadań związanych z Twoją działalnością? To dobry moment, by pomyśleć o współpracy z wirtualną asystentką. Co możesz zlecić innej osobie, by mieć więcej czasu na zadania, które przynoszą Ci największy dochód?

 

Obsługa social media

Wirtualna asystentka może tworzyć i planować posty na Twoje kanały social media. Wbrew pozorom obsługa kanałów zajmuje naprawdę dużo czasu, który możesz wykorzystać na coś innego. Jeśli na Twoim fanpage pojawia się sporo cyklicznych treści, to wystarczy, by planować je raz na miesiąc, a potem uzupełniać tylko bieżące posty. Każdym z tych zadań może się zająć Twoja wirtualna asystentka. Na tym etapie zastanów się, jak wyglądałby podział obowiązków przy obsłudze social media.

Do ustalenia: 

  • Kto pisze posty?
  • Kto je publikuje?
  • Kto ustala datę i godzinę publikacji?
  • Kto tworzy grafikę do posta? 

UWAGA: im klarowniej przedstawisz swoje oczekiwania, tym szybciej stworzysz ze swoją asystentką naprawdę zgrany zespół. Najgorsze, co możesz zrobić, to oczekiwać, że obca osoba będzie Ci czytać w myślach. Z czasem relacja wirtualna asystentka – pracodawca zmienia się na tyle, że dogadujecie się coraz lepiej. Bywa, że bez słów. Na początku jednak wymaga to także zaangażowania z Twojej strony. 

Obsługa poczty

Odpowiadanie na e-maile to jedno z podstawowych zadań wirtualnych asystentek niezależnie od branży. Warto ustalić kilka schematów odpowiedzi na najczęściej pojawiające się wiadomości, jak i wprowadzić zatrudnioną osobę w specyfikę swojej działalności. Im więcej wie o Twoim biznesie i klientach, tym lepiej może Ci pomagać przy różnych zadaniach, a w przyszłości nawet proponować nowe strategie rozwoju. 

Lista przykładowych obowiązków

  • Odpowiadanie na e-maile 
  • Załatwianie spraw organizacyjnych
  • Rozmowa z klientami 

Transkrypcja filmów video/ podcastów 

Jeśli nagrywasz filmiki video bądź podcasty to dobrym rozwiązaniem byłoby umieszczać je na blogu – w formie artykułów albo transkrypcji np. w pdf. Nie ukrywajmy, że stworzenie interesującego artykułu na bazie filmu jest zadaniem dość czasochłonnym, tak samo jak transkrypcja podcastu – w nim także może Cię wyręczyć wirtualna asystentka. Co więcej, ma to korzyść obopólną – Ty zyskujesz czas, a pracownica dodatkową wiedzę, na temat branży, w której pracujesz.  

Lista przykładowych obowiązków 

  • Transkrypcja filmów z Youtube 
  • Tworzenie wpisów na podstawie filmów z Youtube/ podcastów
  • Tworzenie pdfów z zapisem podcastów 

Obsługa Youtube 

Oczywiście nie mówię tutaj o montażu i nagrywaniu filmów, ale dodatkowych czynnościach przy wrzucaniu materiałów na Youtube. Może to być wrzucenie napisów do filmiku (warto bo super działają na pozycjonowanie, ale o tym kiedy indziej), ustawianie ekranów końcowych, a także podpis pod filmem. To niby małe i niepozorne rzeczy, a robią ogromną różnicę i też zajmują trochę czasu. 

Lista przykładowych obowiązków

  • Ustawianie ekranów końcowych
  • Dodawanie napisów do filmu
  • Dodawanie tytułu i podpisu pod filmem

Asysta przy live’ach i webinarach

Czyli nic innego, jak wspieranie w czasie live’ów. Wirtualna asystentka może być Twoim mentalnym i technicznym wsparciem w czasie Twojej działalności na żywo. To od Waszych ustaleń zależy, jak będzie wyglądała poniższa lista obowiązków. 

Lista przykładowych obowiązków

  • Pomaganie w czasie transmisji live (w zależności od potrzeb)
  • Odpowiadanie na pytania organizacyjne w czasie webinaru 
  • Spisywanie wszystkich pytań z webinaru w jednym miejscu
  • Podsyłanie materiałów – linków, o których aktualnie jest mowa 

Wysyłka newsletterów 

Wysyłanie newsletterów to jeden z ważniejszych filarów prowadzenia skutecznego biznesu online. Pomyśl, że bardzo często napisanie newslettera to jedno, a jego ustawienie to drugie! Dlatego i na tym możesz zaoszczędzić nieco czasu, mniej bądź więcej w zależności od tego, czy dalej będziesz pisała swoje newslettery samodzielnie, czy zlecała ich pisanie i ustawianie do wysyłki swojej asystentce. 

Lista przykładowych obowiązków

  • Ustawianie newsletterów do wysyłki
  • Tworzenie treści newsletterów
  • Tworzenie grafik do newsletterów
  • Tworzenie szablonów newsletterów 

Tworzenie prostych grafik 

Taki rodzaj grafik sprawdzi się w social media, a także przy wysyłce newsletterów. Do wykonania tego typu grafik wystarczy darmowy program Canva i trochę zmysłu estetycznego. Jeśli ich potrzebujesz to bez problemu możesz zlecić je swojej wirtualnej asystentce. 

Lista przykładowych obowiązków

  • Szukanie grafik do postów (zwróć uwagę na odpowiednią licencję!)
  • Tworzenie prostych grafik do social media 

 

Oczywiście podane obowiązki są przykładowe. Warto pamiętać, że nie zawsze należy oczekiwać wszystkich tych umiejętności od razu. Jeśli znajdziemy kandydatkę, która chętnie się uczy, to dobrym pomysłem jest zaangażowanie się i przekazanie jej koniecznej wiedzy, jak i umiejętności do dalszego działania. W tej współpracy istotne jest nadawanie na tych samych falach, jak i zwyczajne lubienie tego, czym na co dzień się zajmujemy. Oto prosta recepta na udany związek – Twój i Twojej wirtualnej asystentki :).

Wirtualna asystentka – obowiązki

Jakie obowiązki chętnie zleciłabyś swojej wirtualnej asystentce? Jesteś wirtualną asystentką w innej branży? Napisz czym się zajmujesz! 

Interesuje Cię praca wirtualnej asystentki? Tutaj przeczytasz więcej na ten temat